为保证国家税收和企业合法权益,深圳海关于2002年3月17日以深关调(2002)190号文,下发了《深圳海关关于对企业帐簿、单证设置管理规定》,首次以法规的形式明确规定了凡在深圳海关注册登记、备案的企业,包括进出口贸易企业、经营保税业务企业、报关企业、经营和使用减免税进口货物的企业以及其它与进出口有关的企业,都必须设置海关六套帐及相应的单证管理。

深关调(2002)190号文下达三年多来,在深圳海关注册登记、备案的企业都比较重视,大部分企业都已建立了海关六套帐。由于企业对海关相关法规不甚理解,对海关六套帐性质及内涵不甚理解,没有编好企业海关合同备案进口料件与出口产品粗分类与企业仓库实际库存进口料件与出口产品明细分类的对照表,没有编好企业进口料件与出口产品在海关合同备案的数量、重量单位与企业仓库实际发生的数量、重量单位的换算表,以及企业存货管理的不规范,外资企业海关六套帐目前尚存在不少问题。如果海关机关到企业进行检查,不少企业将很难过关。如何做好海关六套帐,根据海关相关法规的规定,针对当前企业海关六套帐普遍存在的一些共性问题,提出如下一些看法,供各企业参考。

一、正确认识海关六套帐的内涵和性质

海关六套帐是指:1、进口原料进出仓帐,反映企业直接进口材料和转厂购入料件的进仓、出仓和结余情况;2、国内购料进出仓帐,反映国内购入材料的进仓、出仓和结余情况;3、成品进出仓帐,反映出口产品和转厂销售产品的进仓、出仓和结余情况;4、成品(国内销售)进出仓帐,反映内销产品进仓、出仓和结余情况;5、委托加工、发外加工帐,反映委托和发外加工材料的进仓、出仓和结余情况;6、边角(废料)残次品帐,反映边角料、废料、残次品和废品的进仓、出仓和结余情况。

对海关六套帐的帐簿性质,目前社会上尚有一些模糊的认识。主要表现在:一是把海关六套帐认为是海关帐,由报关员去做。这是对海关帐的误解,海关六套帐不是海关帐,海关帐实质上是海关合同备案帐,由报关员根据海关合同备案的出口产品,构成出口产品的料件构成、形成产品各种原材料的单位消耗定额和进口料件材料自然损耗率,对其海关合同备案料件的计划统计帐簿,此帐由报关员做;二是把海关六套帐认为是会计存货明细帐,是对企业的原材料、辅助材料、包装物、低值易耗品、在产品、半成品、外购商品等存货,着重从金额上进行核算从而确定库存存货成本和发出存货成本的帐簿。海关六套帐既不是报关员做的海关合同备案帐,也不是会计人员做的存货明细帐,海关六套帐的实质是按照海关法规的规定和海关管理的需要而设置的企业仓库存货实物帐,因为深圳海关(2002)190号文规定要设六套仓库存货实物帐,因而简称海关六套帐。深圳海关注册登记和备案的企业,基本都已按照会计制度的规定建立了一套仓库存货实物帐,企业没有必要再去另外建立一套海关仓库存货实物帐。企业可根据《深圳海关关于对企业帐簿、单证设置的管理规定》的具体要求,从企业的实际出发,将原来进销存的仓库存货实物帐,对其内容和格式进行适当的改制,从而转换成海关六套仓库存货实物帐。海关六套仓库存货实物帐,应由仓库人员去做,因与会计的存货明细帐和海关合同备案帐有着密切的关系,需由会计人员和报关人员的帮助和配合。

目前有的外资企业为了应付海关检查,仓库人员继续去做仓库存货实物帐,又要报关人员或会计人员再做海关六套帐仓库存货实物帐。重复做帐,浪费了人力物力,而且更重要的是仓库人员做的仓库存货实物帐与报关人员或会计人员做的海关仓库存货实物帐又不一样,今后海关和税务检查,将被认定为是假帐而受到处罚。

二、严格执行海关相关法规的规定是做好海关六套帐的前提

海关六套帐是按照海关相关规定所建立的仓库存货实物帐,如果不按照海关相关规定去做帐,就成了一般意义上的存货实物帐,就失去了海关仓库存货实物帐的实际意义,更何况海关来企业检查海关六套帐时是按照海关相关规定进行检查的,因此,建好海关六套帐的必要前提是严格执行海关的相关规定。根据深关调(2002)190号文及有关法规的精神,海关六套帐主要有以下规定:

(一)、企业仓库的存货,应将进口料件、内购材料、委托加工材料、废料等分开储备和分别记帐,应将外销产品、内销产品、废品等分开储备和分别记帐。

(二)、“企业的会计帐簿必须真实、准确、完整地记录和反映生产经营情况,包括货物的购进、储存、生产、销售、发外加工等情况。”海关六套仓库存货实物帐的“数据应来源于入库单、送货单、领料单、生产通知单(制单、订单)等原始凭证,并保持帐单相符、帐实相符”。“与进出仓记录有关的单证,企业在印制时须多制一份海关联或存根联,并按月装订、存放,以备海关核查。”

(三)、深关调(2002)190号文规定的海关六套仓库存货实物帐的帐册内容和格式,企业可根据实际情况及生产管理需要增加内容及栏目。企业对帐簿可自行设置,但必须保留海关文件规定的内容。

(四)、海关六套帐的摘要栏,应简明扼要地写明该项业务主要内容,涉及海关进出口货物业务,应当写明海关报关单编号。

(五)、海关六套帐必须真实地记录存货的进、出仓和结余情况,帐簿的数据必须有合法、真实、完整、准确的原始单证,进仓栏和出仓栏必须注明“入仓单号”和“出仓单号”。各种材料的“入仓单号”是指原材料入库验收单编号,各种产品“入仓单号”是指产成品入库单编号,各种材料“出仓单号”是指原材料领料单编号,各种产品“出仓单号”是指产成品出库单编号。

(六)、海关六套帐涉及国内海关转厂物资(含转入、转出)、国内购料及内销产品必须在备注栏注明对方企业名称和送货单号。

(七)、海关六套帐入帐的数量、重量均以海关合同备案所核单位为准。海关仓库存货实物帐的品名、规格,不是海关合同备案粗分类的品名、规格,而是仓库实际存在的具体存货明细品名、规格。

(八)、“委托加工、发外加工帐”中的发出或收回品名及规格均应在摘要栏内注明,送货单、收货单均应有双方企业盖章和经办人签字(收货单位也可用对方企业的送货单替代),若发出货物分批收回其收货单号可写多个号码,数量、重量累计总数填写。

(九)、海关六套帐应当字迹清楚,不得涂改。海关仓库存货实物帐帐簿应当按照连续号的顺序登记,帐簿记录发生错误或者隔页、缺号、跳行的,应按会计法规的规定进行处理。填错的原始单证,不得丢弃,并保持连续编号装订保存。

(十)、海关六套帐的帐面数据,应当与相对应的原始单证数据相符。如果海关六套帐中进出口货物,其报关单号以附件的形式附在对应的记帐凭证后,但其数据则不能以海关进出口清单数据入帐。

(十一)、与进出口业务直接有关的帐簿、单证等有关资料连同进出口货物报关单、